Afdelingsbestyrelsen indblik i persondata
Som medlem af afdelingsbestyrelsen vil du i særlige tilfælde kunne komme i besiddelse af fortrolige oplysninger om beboere. Det er derfor vigtigt, at du overholder din tavshedspligt og er saglig i forhold til de oplysninger, som du modtager til brug i dit hverv som medlem af afdelingsbestyrelsen.
Du skal passe godt på persondata, så andre ikke kan få fat i oplysningerne.
Persondata er delt op i 3 kategorier. Jo længere nede på listen, desto mere skal du passe på:
- Almindelige oplysninger (økonomi, skat, familieforhold, bolig, eksamen, ansøgninger, e-mails mm.)
- Fortrolige oplysninger (personnummer og strafbare forhold)
- Følsomme oplysninger (etnisk baggrund, politisk eller religiøs overbevisning, genetisk data, helbredsmæssige og seksuelle forhold mm.)
Som afdelingsbestyrelsesmedlem må du kun behandle persondata:
- Når der er et lovligt og sagligt formål
- Når det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt eller aftale
- Når der er et samtykke
- Så længe det er sagligt og nødvendigt
- Med respekt for korrekte oplysninger
- Med respekt for retten til at blive glemt.
Som afdelingsbestyrelse har man ikke krav på at vide hvem der bor hvor, hvem der holder husdyr mv.
Her er nogle retningslinjer du skal følge, hvis du får indblik i persondata:
- Undgå så vidt muligt at udskrive dokumenter med følsomme persondata
- Lad ikke dokumenter i papirform ligge frit fremme, lås dem inde
- Ved udsendelse af e-mails til mere end en person, så skriv e-mailadresserne i feltet BCC (Blind Carbon Copy). Herved sendes e-mailadresserne ikke til 3. person. (Sæt evt. din egen e-mailadresse i feltet TIL)
- Undgå at skrive om fortrolige og følsomme data i dine e-mails
- Undgå at opbevare persondata i dit mailsystem. Slet løbende – inkl. papirkurven
- Oplysninger der ikke længere er aktuelle, som fx gamle klagesager, skal slettes og smides ud
- Fortrolige emner må ikke fremgå af dagsordener eller referater.
- Din tavshedspligt ophører ikke efter, dit virke i beboerdemokratiet ophører.
Som afdelingsbestyrelse har man ikke krav på at vide hvem der bor hvor, hvem der holder husdyr mv.
Danmarks Almene Boliger, BL, har vurderet på disse regler, og hvad der er nødvendigt for en afdelingsbestyrelse at vide, for at drive sit hverv som medlem af afdelingsbestyrelsen.